Se você sente dificuldade no momento de escrever um e-mail em inglês, saiba que entendemos exatamente como você se sente. Hoje, dominar o idioma mais importante do mundo é essencial, especialmente na escrita. Com isso, muita gente tem receio de cometer erros e acredita que não consegue redigir uma mensagem de maneira eficiente.
Não se trata só de gramática: dá um medo danado de redigir algo e ser mal interpretado, sobretudo no ambiente profissional. Sabendo disso, preparamos um conteúdo especial para ajudar você a se expressar melhor na escrita. Confira, a seguir, sete hacks imperdíveis para escrever um e-mail em inglês e mandar bem nessa tarefa!
1. Utilize a regra KISS
Keep It Short and Simple — esse é o significado da regra KISS. Em outras palavras: mantenha a comunicação simples, objetiva e sintética, principalmente se você precisa escrever um e-mail em inglês no trabalho.
Escolha palavras cujo sentido seja claro para o interlocutor e que não dependam de uma interpretação extra. Esqueça os parágrafos e períodos longos e faça o possível para transmitir o que tem a dizer de forma concisa, a fim de que o destinatário retenha o máximo possível de informações.
Nas primeiras linhas do e-mail, você já pode dizer exatamente o que precisa, sem rodeios. Veja um exemplo a seguir:
“I would like to arrange a meeting with you to discuss marketing strategies for my business. I am available on Monday at 11 AM and Friday at 3 PM. Please, let me know if you can attend it.”
“Gostaria de marcar uma reunião com você para discutir estratégias de marketing para minha empresa. Estou disponível na segunda-feira às 11h ou na sexta-feira às 15h. Por favor, me avise se pode comparecer.”
2. Tenha cuidado com a formatação
A estrutura também é importante na hora de escrever um e-mail em inglês. Assim, recomendamos que escreva um título curto e objetivo. No corpo do e-mail, o conteúdo deve ser redigido utilizando a regra KISS apontada acima. Finalize com saudações adequadas (falaremos delas no próximo tópico) e lembre-se de sempre revisar o que foi escrito antes de enviar, tudo bem?
Em relação à letra, sugerimos Arial ou Times New Roman, pois elas normalmente são mais convidativas à leitura. Não se esqueça de utilizar uma única fonte no e-mail, da mesma cor e tamanho. Evite criar poluição visual com um e-mail colorido.
Outra questão importante é o espaçamento, que deve ocorrer entre a saudação, parágrafos e assinatura, pois ele assegura uma leitura mais fluida. Se desejar, pode utilizar o negrito em algumas palavras que necessitam de atenção, mas não exagere.
3. Faça saudações adequadas
Ao escrever um e-mail em inglês, a formalidade de sua mensagem deve estar estabelecida logo na primeira linha, especificamente nas saudações. Tudo depende do nível de intimidade que você tem com o destinatário.
Normalmente utilizamos as seguintes saudações:
- Hi/Hello;
- Dear, junto ao nome e sobrenome;
- Dear Mr./Ms., junto ao sobrenome. Mr. para homens e Ms. para mulheres;
- Dear Sir/Madam;
- To whom it may concern.
Nesse primeiro momento, é preciso muito bom senso para não cometer erros. “Dear” equivale a um “prezado” ou “caro” e é utilizado em situações mais formais, por exemplo. Se você não tem ideia de quem receberá a mensagem, opte por “Dear Sir” ou “Dear Madam”, “Dear Mr./Ms.” ou ainda “To whom it may concern” (a quem interessar possa).
4. Cuidado com abreviações
Abreviações em inglês são bem populares e comumente adotadas em inúmeras situações. No entanto, ao escrever um e-mail, é preciso ter cuidado com suas escolhas. Confira, a seguir, as abreviações mais utilizadas no ambiente profissional:
- FYI (For Your Information) / Para sua informação;
- ASAP (As Soon As Possible) / Assim que possível;
- BTW (By The Way) / Por falar nisso ou falando nisso;
- IMO (In My Opinion) / Em minha opinião.
5. Seja gentil na hora de fazer pedidos
Independentemente de quem seja seu destinatário, se você vai fazer um pedido, faça com gentileza. Acompanhe algumas sugestões para isso:
- “I would appreciate if you could send me” / Eu agradeceria se você pudesse me enviar;
- “I would be grateful if you could send me by the end of the day” / Eu agradeceria se você pudesse me enviar até o fim do dia;
- “I was wondering if you could send me the contract” / Eu estava pensando se você pode me enviar o contrato;
- “Do you think you could also send me the file?”/ Você acha que também pode me enviar o arquivo?
6. Comece agradecendo se o e-mail for uma resposta
Se estiver redigindo um e-mail em inglês em resposta a alguém, recomendamos que comece agradecendo o contato e ainda indicando que se recorda da última troca de mensagens.
Você pode dar continuidade ao assunto com frases do tipo:
- “Thank you for your e-mail” / Agradeço seu e-mail;
- “Thank you for your time” / Agradeço o seu tempo;
- “I would like to thank you for your time and consideration” / Eu gostaria de agradecer seu tempo e consideração;
- “Thank you for your assistance in this matter” / Agradeço a sua ajuda nesse assunto;
- “According to our last e-mail” / De acordo com nosso último e-mail;
- “As requested” / Conforme solicitado;
- “As agreed” / Conforme combinado.
7. Escreva uma despedida educada
Uma despedida educada faz toda a diferença na hora de escrever um e-mail em inglês. Saiba que a despedida também tem a ver com o grau de proximidade que você tem com o destinatário. “Best regards”, “Sincerely” e “Best wishes” são opções seguras e que podem ser usadas em diversas situações.
Se a ideia é ser informal, é possível escrever:
- Take care / Cuide-se;
- Faithfully / Sinceramente ou fielmente;
- Cheers / Felicidades;
- Many thanks / Muito obrigado;
- Warmly / Calorosamente.
Pronto. Você já sabe como escrever e-mail em inglês! Ao utilizar nossas dicas, você conseguirá redigir mensagens mais claras e objetivas, especialmente no ambiente de trabalho. Lembre-se de que saber se comunicar eficientemente é uma das soft skills mais valorizadas e requeridas no mercado profissional atual, portanto, invista nessa questão para se destacar!
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